সময় ব্যবস্থাপনা এবার হোক আরও সহজ, আরও কার্যকরী!

সময় ব্যবস্থাপনা এবার হোক আরও সহজ, আরও কার্যকরী!

“ধুর, পারবোনা। আমার সময় নাই” , “সময় হয়নি,তাই করতে পারিনি”।

এই কথাগুলো আমরা শুনতেও অভ্যস্ত,আর বলতেও। ছোটোবেলা থেকে একটা কথা আমি প্রায়ই শুনে এসেছি যে একজন অলস মানুষ কিছুই করার সময় পায় না,কিন্তু একজন ব্যস্ত মানুষ অনেক কিছু করার সময় পায়। আসলেও তাই,দিন সবার জন্যই ২৪ ঘন্টা। কিন্তু কে কতটা সেই সময়কে কাজে লাগাতে পারবে তার অনেকটাই নির্ভর করে সময় ব্যবস্থাপনার উপর। একটু বুদ্ধি খাটিয়ে বেশ কিছু কৌশল অবলম্বন করলেই সময়ের কার্যকর ব্যবস্থাপনা করা সম্ভব। তাহলে এখন সেরকম কিছু কৌশল সম্পর্কেই জেনে নেওয়া যাক-

১। To-do list

এই শব্দটার সাথে বোধ হয় আমরা কম বেশী সবাই ই পরিচিত। সময় ব্যবস্থাপনার প্রথম ও মোক্ষম হাতিয়ার হল এই “To-do list”। আগামিকাল আমরা কি কি কাজ করব তার একটা তালিকা যদি আজকেই করে রাখা যায় তাহলে সেটা যেমন সময় বাঁচায়,তেমন আমাদর কোনো কাজ বাদ পড়ার ও কোনো সম্ভাবনা থাকে না। সবথেকে ভাল হয় কালকের দিনের To-do list আজকে রাতে ঘুমাতে যাওয়ার আগে প্রস্তুত করে ফেললে। To-do list লেখার জন্য ছোটো নোটবুক ব্যবহার করা যেতে পারে যেটা সব জায়গায় বহনযোগ্য। আবার চাইলে ফোনের নোটবুক বা গুগল কিপ ও ব্যবহার করা যেতে পারে।

। পরিমিত ঘুম

আমরা প্রায়শই দৈনদিন জীবনে বিভিন্ন কাজে গড়িমসি করি। এমনটাও হয় যে সারাদিন কোনো কারণ ছাড়াই আমাদের অলস অলস লাগে। ফলস্বরুপ সেদিনের কোনো কাজই আর ঠিকঠাক মত করা হয়না।

তাই এরকম ঝামেলা এড়াতে আর সময়মত কাজ করতে আমাদের প্রয়োজন দৈনিক ৭-৮ ঘন্টার ঘুম। তাহলে আমাদের মস্তিষ্ক পুরোপুরি ভাবে বিশ্রাম নিতে সক্ষম হবে এবং আমরাও আমাদের পরিকল্পনা অনুযায়ী পরের দিনের কাজগুলো করতে পারব।

৩। Divide & Conquer

কোনো বড় কাজকে ছোট ছোট অংশে ভাগ করে নিলে সে কাজটা অনেক সহজ হয়ে যায়। আরও ভাল হয় সেই ছোট ছোট কাজগুলোর জন্য সময় বেধে নিলে। যেমন-মনে করি আমাদেরকে মাত্র ২ ঘন্টার মধ্যে মোট ৪ টা কাজ করতে হবে। শুনতে একটু তো কঠিন শোনাচ্ছেই,তাই না? কিন্তু আমরা যদি প্রতিটা কাজের জন্য ৩০ মিনিট সময় নির্ধারণ করে নেই তাহলে দেখব কাজগুলো করা আমাদের জন্য অনেকটা সহজ হয়ে গেছে। একইসাথে আমাদের এটাও মাথায় রাখতে হবে যে ওই ৪ টা কাজের মধ্যে কোন কাজটা বেশি গুরুত্বপূর্ণ এবং আমরা কোন কাজটা আগে শুরু করলে একটু সহজে আর নির্ধারিত সময়ের মধ্যেই আমাদের কাজ শেষ করতে পারব। 

৪। ব্যক্তিগত লক্ষ্যের প্রাধান্য 

আমাদের প্রত্যেকের জীবনেরই কিছু লক্ষ্য থাকে যেগুলোকে সামনে রেখে আমরা প্রতিনিয়ত ছুটে চলি। এই ছুটে চলার সাথে সাথে আমাদের খেয়াল রাখতে হয় নিজের পরিবার, পরিজন ,আত্বীয়-স্বজন, বন্ধু, সহকর্মী সবার দিকে। তার সাথে বিভিন্ন রকম ঘটনা, দুর্ঘটনা, উৎসব, অনুষ্ঠান এসব তো আছেই। জীবন ব্যস্ত থাকবেই, কিন্তু তাই বলে নিজের ব্যক্তিগত লক্ষ্য অর্জনে কখনো পিছপা হওয়া যাবে না। আর এজন্যই প্রতি সপ্তাহে বা প্রতিদিন সময় নির্ধারণ করে নিজেকে এবং নিজের ভবিষ্যতকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। 

৫। মানুষ অভ্যাসের দাস নয়,অভ্যাস মানুষের দাস

ধীরে ধীরে ছোট ছোট কিছু অভ্যাসের পরিবর্তন আনলে কিন্তু আরও ভালভাবে সময়ের ব্যবস্থাপনা করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ – আমাদের এখনকার বেশিরভাগ মানুষের মধ্যেই অনেক রাত করে ঘুমাতে যাওয়া আর পরদিন অনেক বেলা করে ঘুম থেকে ওঠার প্রবণতাটা বেশী। অনেকে আবার ক্লাস অথবা অফিসের জন্য সকাল সকাল ঘুম থেকে উঠতে বাধ্য হলেও রাত জাগার অভ্যাস ঠিক বাদ দিতে পারেন না। এতে করে শারীরিক আর মানসিক দুদিকেই খারাপ প্রভাব পড়ে। অসময়ে অতিরিক্ত ঘুম যেমন অলসতা সৃষ্টি করে, তেমনই কম ঘুম হলেও ঠিকভাবে কাজে মনোনিবেশ করা যায়না। ফলশ্রুতিতে সময়ের কাজ কোনটাই সময়ে হয়না। তাই আমাদের উচিত এধরনের অভ্যাসগুলো পরিবর্তনের চেষ্টা করে নিজের সময় ব্যবস্থাপনাকে আরও যথাযথ করে তোলা।

৬। কার্যকারিতা এবং দক্ষতা

একটা দিনের শুরু এমনভাবে করুন যেটা আপনাকে সারাদিন প্রফুল্ল রাখবে এবং সারাদিনের কাজে মনোনিবেশ করতে সাহায্য করবে। সারাদিনের কাজের মধ্যে এটাও মাথায় রাখতে হবে যে কখন কখন আপনার বিশ্রাম নেওয়া প্রয়োজন। দক্ষতার সাথে আর নির্ভুলভাবে কাজ করতে, বাদ দিতে হবে Multitasking আর Context Switching। একইসাথে একের অধিক কাজে হাত দিলে শেষ অব্দি কোনোটাই ঠিকঠাকভাবে হয়না। আর একটা কাজের মাঝপথে কখনোই অন্য কাজ শুরু করা যাবে না। একটা শেষ করে তবেই অন্যটা শুরু করতে হবে। এই জিনিসগুলো মাথায় রাখতে পারলে তুলনামুলকভাবে ভালোভাবে সময়ের সঠিক আর কার্যকরী ব্যবহার নিশ্চিত করা যাবে। 

৭। পরিচ্ছন্ন পরিপাটি পরিবেশ 

পড়াশোনা বা কাজ, উভয়ের জন্যই চাই অনুকূল পরিবেশ। তাই পড়ার টেবিল বা কাজ করার ডেস্ক সবসময়ই রাখতে হবে পরিচ্ছন্ন আর পরিপাটি। এটা যেমন মনকে সতেজ রাখবে তেমন কাজ করার ও অনুপ্রেরণা যোগাবে। পড়ার সময় শুধুমাত্র সেই বইটাই সাথে নিয়ে বসুন যেটা আপনি ওই মুহূর্তে পড়বেন। এতে করে আপনার পড়ার টেবিলও ঝঞ্ঝাটমুক্ত থাকবে আর আপনিও সম্পূর্ণভাবে আপনার পড়ায় মনোযোগ দিতে পারবেন। একই কথা প্রযোজ্য কাজের ডেস্ক এর ক্ষেত্রেও। পারলে সবসময় আপনার পড়ার ও কাজের জায়গা রাখুন পর্যাপ্ত আলো বাতাসে পরিপূর্ণ আর কোলাহল থেকে দূরে।

৮। মনোযোগী হওয়া

কোন কাজ শুরু করে সেটা শেষ হওয়া পর্যন্ত আমাদের উচিত অন্য কোনোদিকে মনোনিবেশ না করা। এটা সময়মত কাজ শেষ করার ক্ষেত্রে অন্যতম বড় অন্তরায়। কাজ করার সময় সবরকম বিভ্রান্তিকর জিনিস থেকে নিজেকে দূরে রাখা উচিত। এখনকার সবথেকে বড় বিভ্রান্তি হলো মোবাইলের নোটিফিকেশন আর সোশ্যাল মিডিয়া। যেখানে ৫ ঘন্টা সময়ও ৫ মিনিটের মত মনে হয়।তাই সময়ের কাজ সময়ে করতে আর সময়ের যথাযথ ব্যবহার নিশ্চিত করতে আমাদের উচিত এখনি মোবাইলের নোটিফিকেশন বন্ধ করে নিজেদের পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ করা। 

উপরোক্ত এই বিষয়গুলো ভালোভাবে মেনে চলতে পারলে আপনার আমার যে কারো জন্যই সময় ব্যবস্থাপনা হয়ে উঠতে পারে আরও সহজ, আরও কার্যকরী।

Leave a comment